Las reuniones son una herramienta, que cuando mal utilizada es como usar un martillo para matar moscas. La inflamación de las reuniones en tiempo y cantidad es, muchas veces, el resultado de personas que no se han dado el trabajo de pensar y piensan en grupo. Esto puede ser muy útil en muchas ocasiones y un despilfarro de recursos y tiempo en otras.
Antes de citar a una reunión deberíamos pensar:
¿Para qué?
¿Cuáles son los resultados deseados?
¿Quién necesita estar ahí?
¿Se justifica hoy? Hay reuniones que se establecieron en una época en que eran necesarias y en el presente estorban más de lo que aportan.
¿Se justifica hoy? Hay reuniones que se establecieron en una época en que eran necesarias y en el presente estorban más de lo que aportan.
Las principales razones para reunirse son:
Desarrollo de opciones
Informar a un número grande de personas algo que por otro medio no es efectivo
Manejo de emergencias
Contacto humano
Todo lo demás lo hago mejor solo.
A continuación, el artículo original publicado en Emol.com el Ju. 04 de junio de 2015
"Reunionitis", el mal de las oficinas donde pierden el tiempo con exceso de reuniones
Experto dice que apenas el 8% de estas convocatorias laborales son productivas, lo que implica desperdicio de horas de trabajo, disminuyendo la productividad laboral.
Distintos intereses de los directores y hasta el ego de los jefes son algunos de los factores que provocan que solo el 8% de las reuniones a las que se asisten en el trabajo sean productivas, provocando que el resto sea una pérdida de tiempo y productividad en la empresa.
Así lo señaló Juan Pauna, director de Tándem Chile, compañía consultora para la toma de decisiones, desde donde se informó que altos ejecutivos y directores generales de las empresas ocupan un 50% de su tiempo en reuniones y apenas dos tercios de éstas no llegan a una conclusión, por lo que el 85% de los asistentes están frustrados con ir.
"Muchas veces, la ineficiencia de una reunión se produce porque se convoca a directores o jefes de áreas que poseen distintos intereses o egos que entorpecen la comunicación y la toma de decisiones", explicó Pauna.
"Además, está la falta de claridad en los temas a tratar, sorpresas en la agenda de trabajo o puntos que no fueron informados a los participantes y toma de decisiones sin métodos, plazos y ni mecanismos para medir sus resultados", agregó.
Desde su consultora graficaron a modo de broma este fenómeno como un "síndrome de las empresas", al que bautizaron en un comunicado como "reunionitis", y se caracteriza -entre sus "síntomas"- con el exceso de reuniones laborales que conlleva al desperdicio de horas de trabajo, disminuyendo la productividad.
"El problema es que solo un 20% de las reuniones se enfocan en el primer punto (tomar decisiones) y lo que es peor es que de esta cifra, solo en una de cada cuatro reuniones se obtienen soluciones concretas", dijo Pauna. "Eso en términos prácticos significa que de todo el universo de convocatorias solo un 8% son productivas".
Al grano
Para evitar horas improductivas de trabajo, Pauna recomendó definir para qué es una reunión determinada e identificar de antemano cuáles son las decisiones que se deben tomar. Este último punto determinará quiénes son los personajes que deben participar en la junta, de forma que no vaya gente innecesaria que no aporte en el encuentro.
Asimismo, se aconseja informar previamente de qué se trata la reunión a los participantes, cosa que tengan tiempo de analizar el contenido que se conversará y así, aporten cosas nuevas al momento del encuentro.
También se recomienda tener un acta en la que quede establecido cuáles fueron las decisiones tomadas en una reunión, los plazos y los responsables de cumplir con los objetivos.
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